Dân văn phòng không thể bỏ qua những hàm tính Excel này. Hàm tính tổng, sắp xếp, tìm kiếm… giúp nhân viên kinh doanh, kế toán, nhân sự tính toán, thống kê dữ liệu nhanh.
Dân văn phòng thường xuyên sử dụng các hàm Excel để xử lý công việc. Ảnh: Tuấn Nhu.
Thạc sĩ, kỹ sư công nghệ Phan Quang Đính cho biết, phần lớn dân văn phòng đều cần Excel để tính toán, phân tích, thống kê dữ liệu, nhưng nhiều người chưa biết tận dụng tối đa công cụ này cho công việc. Thành thạo các hàm công thức từ cơ bản đến nâng cao giúp cải thiện tốc độ, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất.
Dưới đây là những hàm Excel cơ bản, cần thiết cho công việc thống kê.
Hàm Sum
Sum là hàm tính tổng được sử dụng phổ biến. Dân văn phòng có thể dùng hàm này để tính tổng tiền lương của các nhân viên trong tháng. Công thức =Sum(E7:E11).
Hàm Product
Hàm Product dùng để tính tích (nhân) các con số. Lương thực lãnh của nhân viên bằng tích của số ngày làm việc và lương ngày cho sẵn. Công thức =Product(C7, D7).
Hàm Count
Hàm Count để đếm số ô chứa dữ liệu. Bạn có thể dùng hàm này để đếm số ngày làm việc của nhân viên trong một tháng. Công thức =Count (Value 1, Value 2,...).
Hàm Rank
Hàm Rank dùng để xếp thứ hạng theo dữ liệu tăng dần hoặc giảm dần nhanh chóng. Công thức =Rank (Number, Ref, Order).
Number là số cần xếp hạng trong danh sách. Ref dãy số so sánh có chứa số cần xếp hạng. Order kiểu xếp hạng, có hai cách xếp tăng dần số 0 (hoặc mặc định nếu không nhập), số 1 giảm dần.
Hàm If
Hàm điều kiện If được dân văn phòng thường xuyên sử dụng để so sánh giữa một giá trị với giá trị mong muốn. Công thức của hàm If (điều kiện, giá trị 1, giá trị 2). Nếu như điều kiện đúng thì kết quả hàm trả về là giá trị 1, ngược lại trả về giá trị 2.
Ví dụ: bạn có bảng điểm của nhân viên tham gia kỳ thi thăng chức và cần xét kết quả để biết nhân viên đó đạt hay không đạt. Nếu điểm trung bình lớn hơn 5 là đạt, còn lại là không đạt. =If (điểm trung bình =5, "đạt", "không đạt").
Hàm Vlookup, Hlookup
Tìm kiếm theo cột dùng Vlookup, theo hàng dùng Hlookup. Để tìm kiếm phụ cấp của từng nhân viên dựa vào chức vụ của người đó và bảng phụ cấp, bạn dùng hàm Vlookup hoặc Hlookup.
Công thức Vlookup hoặc Hlookup (Giá trị dò tìm trong bảng chính, Chọn khối phạm vi bảng dò tìm trong bảng phụ, Chỉ định cột dò tìm trong bảng phụ, Cách dò tìm 0 (chính xác) hoặc 1 (tương đối)).