Đến hẹn' lại… quá tải chứng thực

Yêu cầu chứng thực dù đã được chuyển giao cho cơ sở, tuy nhiên tình trạng quá tải vẫn xảy ra cục bộ ở một số quận, huyện của Hà Nội. Nguyên nhân có nhiều, trong đó phải kể đến việc cơ quan tiếp nhận hồ sơ vẫn “sính” bản chính có chứng thực trong khi pháp luật quy định chỉ cần có bản phô tô trên cơ sở xuất trình bản chính.

Nhiều địa phương vẫn xảy ra quá tải trong công tác chứng thực

Ký và đóng dấu… không xuể!
6 tháng đầu năm, toàn huyện Từ Liêm đã giải quyết gần 200 ngàn hồ sơ hành chính. Con số này nói lên sự nỗ lực rất lớn của đội ngũ cán bộ của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính cũng như các bộ phận trực tiếp giải quyết các việc cho dân. UBND huyện Từ Liêm cho biết, đội ngũ cán bộ “một cửa” thời gian gần đây đã được tăng cường đáng kể (biên chế được giao 5 người, nhưng UBND huyện đã bố trí 10 người). Ngoài ra, đã tăng cường 2 cán bộ Tư pháp (1 lãnh đạo và một chuyên viên) để tiếp nhận hồ sơ, ký chứng thực, cố gắng trả ngay kết quả trong buổi làm việc.
Tuy nhiên, từ tháng 1/2013 đến tháng 6/2013 lượng hồ sơ chứng thực được giải quyết tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả là 14.057 hồ sơ, tăng gấp 2 lần so với năm 2012, gấp nhiều lần so với các quận, huyện khác. Trung bình mỗi ngày Từ Liêm nhận 99 lượt hồ sơ, tương đương 764 bản/ngày.
Thậm chí, có ngày tiếp nhận nhiều lên tới con số cả ngàn bản. Con số này tương đương với việc cán bộ phòng tư pháp và bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính có ngày ký hơn ngàn chữ ký chứng thực và đóng trên 5 ngàn lượt dấu các loại. Chưa kể, họ phải làm thêm ngoài giờ để thực hiện các công việc liên quan như theo dõi, thu nộp phí, lệ phí…


Trước tình trạng quá tải trong công tác chứng thực, UBND huyện Từ Liêm đã báo cáo UBND TP để tìm giải pháp tháo gỡ. Tuy nhiên, trước mắt UBND Từ Liêm “khẩn thiết” đề nghị các tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục chứng thực bản sao đối với bản chính văn bản tiếng Việt cần được giải quyết tại UBND cấp xã, không nhất thiết phải lên huyện.
Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính đối với văn bản tiếng nước ngoài và song ngữ mới thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện. UBND huyện Từ Liêm cũng giao UBND cấp xã tăng cường trách nhiệm, đôn đốc nhắc nhở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Các trường học, mầm non, tiểu học, THCS trong tiếp nhận hồ sơ hành chính, hồ sơ tuyển sinh thuộc thẩm quyền đối chiếu bản chính, tiếp nhận bản pho to mà không yêu cầu nộp bản chứng thực để giảm tải cho công tác chứng thực.


Giảm tải – phải từ nhiều phía
Lý giải cho tình trạng tăng đột biến yêu cầu chứng thực ở 1 số nơi trên địa bàn Hà Nội thời gian gần đây, một Trưởng phòng Tư pháp cho biết, chủ yếu do đây là thời điểm chuẩn bị đầu năm học mới, mùa nhập học cho học sinh các cấp nên phụ huynh có nhu cầu chứng thực bản sao nộp cho nhà trường. Bên cạnh đó, các nhu cầu chứng thực để nộp hồ sơ xin việc, đi xuất khẩu lao động, hay làm giấy tờ nhà đất cũng là thời điểm “vào mùa” nên dẫn đến tăng cao.
Tuy nhiên, vấn đề ở chỗ một vài nơi, người dân không đến ủy ban xã, phường (nơi cũng có thẩm quyền chứng thực bản sao bằng tiếng Việt) mà cứ sính cấp huyện, do đó mới dẫn đến trường hợp như ở Từ Liêm. Bên cạnh đó, một lý do khác không thể không kể đến là tâm lý “chuộng” bản sao có chứng thực của chính các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ.
Theo Nghị định 79//NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Điều này có nghĩa là khi nộp hồ sơ người dân không nhất thiết phải nộp bản sao có chứng thực mà chỉ cần nộp bản phô tô và xuất trình bản chính để đối chiếu. Tuy nhiên, quy định như vậy nhưng thực tế thực hiện vẫn khác xa như đã nói trên.
Giảm tải cho công tác chứng thực, thiết nghĩ phải từ nhiều phía, không những từ người dân mà còn từ các cơ quan nhà nước.
Thu Hằng