6 lời khuyên xin visa

[june04]

Visa luôn là một trong những rào cản lớn nhất với du khách Việt, bên cạnh lý do tài chính hay kinh nghiệm du lịch.

Nhiều chuyên gia du lịch, hướng dẫn viên và các travel blogger chia sẻ về hành trình xin visa của mình, đầy gian nan và cũng đầy may rủi. Trong cuốn sách Sống ảo đi thật - Vì cuộc sống bắt đầu từ một dấu chân, tác giả Nguyễn Ngọc Lâm và Phan Lâm đã đúc kết kinh nghiệm "xương máu" trong hơn 20 năm vi vu hàng chục quốc gia trên thế giới, giúp ích cho những ai đang lên lịch trình cho những chuyến du lịch hậu Covid-19.

Khai hồ sơ trung thực và đồng nhất

Vấn đề mấu chốt của một bộ hồ sơ xin visa là sự trung thực và tính đồng nhất của lời khai. Từng chi tiết nhỏ trong hồ sơ cũng đều phải ăn khớp với nhau và khớp với thực tế, chỉ cần một lỗi nhỏ không đồng nhất cũng có thể là lý do khiến bạn bị trượt visa, dù năng lực tài chính quá dư thừa để chi trả cho chuyến đi.

Ngay cả với những chủ doanh nghiệp lớn, doanh thu nhiều tỷ đồng nhưng bạn không có bằng chứng về khoản tiền đó và giấy tờ về việc nộp thuế thì việc bị đánh trượt visa là điều rất dễ xảy ra.

Nhiều người cũng có thói quen vay mượn sổ tiết kiệm của người thân hoặc khai khống tài sản để đảm bảo sức mạnh cho hồ sơ xin visa nhưng trên thực tế, điều này không đảm bảo 100% bạn sẽ đậu visa. Nhiều người thực sự sở hữu nhiều khối tài sản khổng lồ như bất động sản, doanh nghiệp với việc làm cho hàng trăm công nhân, nhưng không chứng minh được sự ổn định nguồn tài chính của mình cũng không có cơ hội có được visa từ khối các nước phát triển.

Nếu bạn có sức khỏe tốt và đang trong độ tuổi lao động thì việc chứng minh cho mục đích của chuyến đi sẽ vất vả hơn nhiều. Họ sẽ mặc định bạn ra nước ngoài và sẽ ở lại để kiếm việc làm có mức thu nhập tốt hơn nơi mình đang ở. Nhiệm vụ của bạn là phải chứng minh điều ngược lại bằng những ràng buộc ở quê nhà, vợ dại, con thơ, hay những dự án dang dở, hợp đồng lao động, các khóa học tiếp theo... Tóm lại, bạn cần đưa ra những bằng chứng thuyết phục là sau chuyến đi mình vẫn quay về làm việc tiếp.

Chỉn chu từ bước nộp hồ sơ

Nhiều đại sứ quán của các nước phát triển sẽ yêu cầu người xin visa đến tham gia phỏng vấn để hoàn thiện quy trình hồ sơ xét duyệt thị thực. Thường thì các đại sứ quán sẽ sử dụng nhân lực bản địa trong việc tiếp nhận hồ sơ. Họ cũng là người sẽ phân loại và sắp xếp hồ sơ xin visa của bạn để cấp xét duyệt cao hơn đưa ra quyết định cuối cùng. Chính vì vậy, không nên coi thường những câu hỏi vu vơ mà đội ngũ nhân viên người Việt tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ đặt ra cho bạn, trái lại nên coi đây là một buổi phỏng vấn chính thống. Việc xếp loại hồ sơ của họ ở mức tin cậy, hay phải xem xét thêm cũng ảnh hưởng rất nhiều trong việc đưa ra quyết định cuối cùng là có xét duyệt visa hay không.

Gây thiện cảm

Để xin visa thành công, bạn phải gây thiện cảm từ bước đầu tiên như chú ý tác phong, cách đi đứng nói năng, trang phục. Bạn không cần phải ăn mặc cầu kỳ nhưng nên chọn đồ lịch sự, gọn gàng. Ngoài ra, thiện cảm cũng tới từ tác phong như đi đúng giờ, chuẩn bị hồ sơ khoa học. Bạn nên tìm hiểu trước địa điểm nộp hồ sơ, chỗ gửi xe để tránh muộn giờ vì đôi khi những chi tiết nhỏ này có thể ảnh hưởng tới cả quá trình xin thị thực.

Ngoài ra, hồ sơ xin visa cũng cần được sắp xếp ngay ngắn, khoa học và cẩn thận như xếp theo thứ tự giấy tờ mà đại sứ quán yêu cầu, giấy in mới phẳng phiu, đặt trong tập tài liệu chống nước. Từng công đoạn nhỏ này nếu được chuẩn bị tỉ mỉ từ đầu sẽ tiết kiệm nhiều thời gian cho cả bạn và người tiếp nhận, gây được thiện cảm với họ. Bởi với một số quốc gia có lượng khách thăm lớn, mỗi buổi tiếp nhận hồ sơ, nhân viên xử lý có thể tiếp đến vài trăm lượt khách, những hồ sơ không đạt chuẩn có thể bị loại vì đơn giản họ muốn dành thời gian cho những ứng viên khác đang chờ đợi với bộ hồ sơ hợp lệ và đầy đủ hơn.

Ví dụ, đại sứ quán Nhật yêu cầu hồ sơ phải xếp theo thứ tự: thư mời, vé máy bay, booking khách sạn... để lệch trình tự trên họ cũng loại luôn lượt tiếp nhận cho dù giấy tờ đầy đủ. Việc để hồ sơ theo đúng thứ tự sẽ giúp họ đỡ mất công sắp xếp lại trước khi trình qua bộ phận xét duyệt. Công việc tưởng chừng như đơn giản chỉ mất vài chục giây để hoàn thành nhưng không phải ai cũng thực hiện đúng để hồ sơ được tiếp nhận một cách trơn tru.

Phỏng vấn xin visa

Nhược điểm đối thoại của người phương Đông chúng ta là nói và trả lời câu hỏi ở thể gián tiếp quá nhiều, trong khi đó người phương Tây, khi đặt câu hỏi thường chỉ xoay vào dạng rất tối giản yêu cầu câu trả lời "Có" hay "Không" mà thôi. Với những câu hỏi ngắn đột ngột kiểu vậy, người Việt chúng ta hay mất thời gian vào việc giải thích nguyên nhân trước khi đưa ra câu khẳng định có hay không, hoặc đưa ra một loạt lý giải tại sao có, tại sao không sau câu trả lời của mình. Điều này làm tốn thời gian của người phỏng vấn, hoặc mất đi cơ hội để họ có thể hỏi những câu hỏi phụ trợ tiếp theo có lợi hơn cho việc đưa ra quyết định cấp thị thực cho đương đơn.

Với nhiều người phỏng vấn, nếu có hứng thú, họ sẽ ngắt đoạn giải thích của người được phỏng vấn xin visa để hỏi sang câu khác có nhiều cơ hội hơn cho đương đơn trình bày lý do của mình, nhưng nếu làm họ mất hứng, họ sẽ để mặc cho người xin visa trình bày dông dài những giải thích mà có thể gây ảnh hưởng xấu đến việc đưa ra quyết định cấp thị thực. Kỹ năng trình bày nên tiết chế ở mức vừa đủ làm hài lòng người nghe, không nên dài dòng thái quá choán hết thời gian cuộc hội thoại và lãng phí cả thời gian, công sức của chính mình.

Sự logic của hồ sơ xin visa

Visa Mỹ là nỗi ám ảnh của nhiều người, ngay cả với người năng lực tài chính đầy đủ, lý do xin đi du lịch rõ ràng, vài năm sau xin lại vẫn trượt. Tất nhiên, có những hồ sơ không thể lý giải được lý do trượt nhưng không thể phủ nhận sự trung thực và tính logic của việc khai hồ sơ luôn là điều tiên quyết.

Khi xin thị thực, ai cũng phải khai một tờ khai rất dài với vô vàn câu hỏi được sắp xếp theo trình tự và hệ thống. Trước khi đến phỏng vấn tại Đại sứ quán, hồ sơ của bạn đã được đọc và sơ duyệt qua bởi nhân viên lãnh sự. Các câu hỏi trong buổi phỏng vấn chỉ là phụ trợ cho việc kê khai hồ sơ của mình. Những hồ sơ khai đầy đủ, chi tiết và các giấy tờ chứng minh kèm theo đầy đủ cho chuyến đi thì hầu như nhân viên lãnh sự sẽ không còn gì vướng mắc để phải hỏi thêm nữa. Cũng có những câu hỏi thêm chỉ để làm rõ bản khai của bạn, hoặc người phỏng vấn muốn bạn trình bày rõ hơn về mục đích hoặc khả năng trang trải của bạn cho chuyến đi của mình.

Đừng bao giờ nghĩ rằng người phỏng vấn chỉ hỏi mà chưa nắm được thông tin tờ khai của bạn, ngay trong lúc bạn trả lời phỏng vấn, họ đã có hồ sơ hoặc bản khai của bạn trước mặt, những câu hỏi chỉ để khẳng định lại tính trung thực mà bạn khai trước đó. Một câu hỏi mà nhiều người dễ "mắc bẫy" là "Bạn có nhờ người khác khai hộ hồ sơ này hay không?". Nhiều người coi thường tính trung thực của câu hỏi này, muốn thể hiện cho thấy mình có khả năng khai hồ sơ thường đề là không nhờ khai hộ, nhưng thực chất là vẫn nhờ ai đó điền thông tin hồ sơ.

Người khai hộ chỉ là người đánh máy, bản thân bạn nhờ khai hồ sơ, chỉ đọc thông tin cho người khai hộ nhập dữ liệu vào form khai hồ sơ online. Hoặc, những thông tin rất nhỏ trong hồ sơ, không do chính tay bạn điền vào nên thậm chí khai xong rồi quên, mặc dù không có chủ đích nói dối, hay khai sai, nhưng đến khi phỏng vấn, thông tin giữa bản khai và câu trả lời không trùng khớp là có thể mang đến bất lợi lớn cho bạn.

Có nên sử dụng dịch vụ xin visa không

Câu trả lời là có, nếu bạn không thông thạo ngoại ngữ và eo hẹp quỹ thời gian trong việc chuẩn bị hồ sơ. Ngày nay, đại sứ quán nhiều nước có sẵn mẫu khai đơn bằng tiếng Việt nên việc tự tay khai và ký vào đơn không còn quá khó khăn cho những người không rành ngoại ngữ như trước đây.

Các thông tin trong tờ đơn xin khai cấp thị thực bạn nên tự tay điền và ký vào, không nên để nhân viên các công ty dịch vụ làm thay, có thế thì các thông tin bạn khai trong hồ sơ mới không bị lệch so với câu trả lời khi bạn được mời phỏng vấn.

Có nhiều đại lý du lịch uy tín được một số đại sứ quán/lãnh sự quán của một số quốc gia ủy quyền nhận hồ sơ, điều này có nghĩa là khi nộp hồ sơ vào các công ty này, bạn đã qua một bước sơ tuyển ban đầu vì bản thân công ty tiếp nhận hồ sơ xin visa của đương đơn đã đủ uy tín để bảo lãnh cho việc xác thực hồ sơ của bạn, phần việc bạn lo tiếp theo là chuẩn bị các giấy tờ nhân thân và tài chính chứng minh cho mục đích chuyến đi mà thôi.

Trong những thời gian cao điểm, việc nộp hồ sơ qua các công ty ủy thác cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian xếp hàng tại những lãnh sự quán các quốc gia có lượng người đi xuất khẩu lao động nhiều. Khi đông, thời gian để bạn nộp được hồ sơ vào tới cửa tiếp nhận có khi lên tới vài ngày vào mùa cao điểm, chưa kể đến thời gian chờ đợi nhận kết quả visa.

Tuy nhiên, bạn phải phân biệt rõ giữa tour tự túc và tour trọn gói, nhiều công ty du lịch xin visa cho bạn nhưng lại ghép với đoàn du lịch của họ trong lúc nộp hồ sơ, nên thời hạn của visa có khi không nằm trong khoảng thời gian mà bạn có thể thực hiện chuyến đi du lịch tự túc của mình. Vì vậy, trước khi quyết định, phải đặt câu hỏi rành mạch về việc xin được visa trong thời hạn bao lâu, trong khoảng thời gian nào.

Nếu bạn không chắc chắn về kết quả visa và thời gian visa được cấp, tất cả các dịch vụ liên quan như vé máy bay và khách sạn chỉ nên để ở chế độ booking thay vì trả tiền ngay. Nếu bạn không mua bảo hiểm du lịch, trong trường hợp bất khả kháng, thị thực nhập cảnh không được cấp theo như kỳ vọng của bạn thì số tiền bạn trả cho vé máy bay và khách sạn có thể không được hoàn hủy theo chính sách giá của nhà cung cấp. Trong trường hợp bạn cảm thấy mệt mỏi vì việc chuẩn bị hồ sơ xin visa, thì quyết định nhẹ nhàng nhất là mua một tour trọn gói, và tất cả mọi việc là do công ty du lịch đứng ra bảo lãnh và tổ chức cho chuyến đi của bạn từ đầu đến cuối.