Quy tắc viết e-mail mà ai cũng cần biết

[june04]

Với lời chào mở đầu, bạn nên dùng "Hi","Hello"; nếu gửi mail đến một công ty hãy dùng "To whom it may concern" (Gửi người đang quan tâm đến vấn đề này).

Chủ đề cụ thể, ngắn gọn

Nhiều nhà tuyển dụng cho biết rất ngạc nhiên với việc nhiều người không điền tiêu đề email khi gửi hồ sơ xin việc. Với mục này, bạn nên viết ngắn gọn nhưng cụ thể.

Chẳng hạn, đừng chỉ viết "Question" (Câu hỏi), thay vào đó hãy rõ ràng hơn như "Question about schedule for Friday’s meeting" (Câu hỏi về lịch trình cho cuộc họp vào thứ sáu). Bằng cách đó, người nhận sẽ biết email của bạn nói về nội dung gì trước khi mở.

Bắt đầu bằng một lời chào thích hợp

Mở đầu email, bạn cần nói lời chào với người nhận. Nếu là một email thân mật, bạn chỉ cần nói "Hey + tên" hoặc "Hi/ Hello + tên".

Nếu không biết tên của người nhận (ví dụ viết thư cho bộ phận chăm sóc khách hàng của một thương hiệu nào đó), bạn có thể dùng "To whom it may concern" (Gửi người đang quan tâm đến vấn đề này).

Lưu ý sau lời chào, bạn nên sử dụng dấu phẩy và xuống dòng. Nhiều web về kinh doanh cho rằng nếu email về kinh doanh hoặc mang tính trang trọng, bạn có thể dùng dấu hai chấm sau lời chào nhưng dấu phẩy vẫn thông dụng hơn.

Cân nhắc việc hỏi thăm

Nếu biết người nhận email và hai người đã có tương tác, bạn có thể hỏi thăm bên cạnh nội dung trao đổi công việc. Lời hỏi thăm về gia đình, tình hình của một người bạn hoặc hoạt động chung cũng như sức khỏe của người nhận đều hợp lý. Các chuyên gia cho rằng, phần này nên đưa vào sau nội dung công việc, còn nếu muốn gây thiện cảm hoặc cần một sự hỗ trợ, bạn nên nói sau lời chào.

Nội dung chặt chẽ, ngắn gọn

Email không giống một bài luận thông thường. Bạn không nên dùng từ quá hoa mỹ, cũng không cần thiết sử dụng quá nhiều từ ngữ học thuật, phức tạp. Bạn cần sử dụng những câu văn ngắn, cùng lắm là câu ghép và tập trung vào nội dung chính, trực tiếp đề cập đến cái bạn cần.

Ngoài ra, mỗi khi viết được 2-3 câu, hãy nhớ cách dòng trong email để người đọc không bị choáng ngợp và dễ hiểu mục đích, nội dung bạn cần trao đổi.

Lựa chọn lời chào tạm biệt

Lời chào như nào phụ thuộc vào mục đích email của bạn. Nói cách khác, đừng viết "Love, Ryan" (Yêu, Ryan) nếu bạn đang viết email cho sếp của mình. Tương tự, bạn cũng không nên dùng "Sincerely, Ryan Sitzman" (Trân trọng, Ryan Sitzman) khi viết thư cho bà để cảm ơn về món quà sinh nhật.

Các từ mang sắc thái lịch sự, trung lập phổ biến như "Best, tên" (Chúc mọi điều tốt đẹp), "Regards, tên" (Trân trọng)... Đôi khi, bạn có thể nói lời cảm ơn, dặn dò "Looking forward to hearing from you" (Tôi mong sớm nhận được hồi âm của bạn), "Take care" (Bảo trọng), "Thanks again" (Cảm ơn lần nữa)... rồi chỉ cần ký tên của mình ở dưới.

Đây là ví dụ về một email lịch sự, đề nghị một cuộc gặp mặt:

"Dear Professor Smith,

I really enjoyed your Introduction to Writing Course, and I was interested in continuing by taking the Advanced Writing Course next semester. I’d like to meet with you to ask a few questions about the course, and also to get more information about the scholarship for international students.

Would it be possible to meet with you at your office sometime next week? I’m available during your regular office hours on Monday and Wednesday (2-5 p.m.), but if you’re busy on those days, I could also meet any time on Tuesday or on Friday afternoon. Please let me know what day and time would work best for you.

Thanks very much for your time and help!

John Johnson".

(Kính gửi Giáo sư Smith,

Em thật sự thích khóa học Giới thiệu về kỹ năng Writing của thầy và muốn tham gia khóa học Writing nâng cao vào học kỳ tới. Em muốn được gặp thầy để hỏi một vài điều về khóa học và biết thêm thông tin về học bổng dành cho sinh viên quốc tế.

Liệu em có thể gặp thầy ở văn phòng vào tuần tới không ạ? Em rảnh trong giờ hành chính từ thứ hai đến thứ tư (2-5h chiều) nhưng nếu thầy bận vào những buổi đó, em có thể gặp thầy vào bất cứ lúc nào trong thứ ba hoặc chiều thứ sáu. Mong thầy cho em biết thời gian phù hợp nhất.

Cảm ơn thầy vì đã dành thời gian và giúp đỡ em!

John Johnson).